Ograniczanie kosztów gastronomii w duchu kaizen i zero waste

Czy restauracja może być prowadzona jak efektywna fabryka Toyoty?

To pytanie jedynie z pozoru pozbawione jest większego sensu. Temat omawiany był na konferencji dla gastronomi, którą zorganizowaliśmy w Warszawie w dniu 14 grudnia 2023 r. W poniższym artykule omówimy wnioski z naszej konferencji oraz praktyczne rozwiązania dotyczące ograniczania kosztów gastronomii poprzez redukcję marnotrawstwa. Zacznijmy jednak od pytania czy gastronomia może być prowadzona tak sprawnie, efektywnie i oszczędnie jak fabryki Toyoty? Otóż nie tylko może, ale wręcz powinna! Zgodnie z zasadami kaizen/lean management (jedno z polskich tłumaczeń to szczupłe zarządzanie – czyli koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem w oparciu o zasady i narzędzia wypracowane w ramach systemu produkcyjnego Toyoty) kluczową sprawą jest tworzenie wartości dla klienta poprzez optymalizację zasobów i eliminację jakiegokolwiek marnotrawstwa: czasu, wysiłku, pracy i pieniędzy. Czy nie o to samo chodzi nam w gastronomii: zaspokojenia potrzeb klienta w sposób jak najbardziej ekonomiczny i biznesowo rozsądny przy jednoczesnym maksymalnym ograniczaniu marnotrawstwa zasobów?

Filozofia zero waste w praktyce

Pomysł na zero waste w Restauracji Nolla w Helsinkach narodził się z potrzeby zmiany sektora gastronomii i uczynienia go bardziej zrównoważonym środowiskowo. Właścicielom chodziło o pokazanie, że kreatywna i dobra kuchnia może iść w parze z podejściem eko. Uznali, że współczesne praktyki dotyczące ograniczania odpadów i marnotrawstwa nie sprawdzają się – ich odpowiedzią na ten problem było innowacyjne podejście do prowadzenia i zarządzania restauracją. W Nolli nie znajdziemy kosza na odpady spożywcze, nie ma też jednorazowego plastiku. Żaden z produktów nie jest pakowany w plastik, torby próżniowe, folie itp. Każdy najmniejszy detal począwszy od ubioru pracowników, serwetek po nakrycia na stoły czy karty podarunkowe jest przemyślany zgodnie z duchem zero waste. Nolla nie produkuje odpadów, również nie gotuje z resztek.

Restauracja współpracuje bezpośrednio z dostawcami, tak aby wspólnie przemyśleć, odrzucać i kontrolować opakowania oraz wybierać dobrej jakości głównie lokalne produkty ekologiczne, które są podstawą ich kuchni. Ich podejście do zrównoważonego rozwoju wychodzi poza temat odpadów spożywczych. Ściśle współpracują z inżynierami, architektami, projektantami, aby całościowo przemyśleć kwestie marnotrawstwa i odpadów. Celem strategicznym Nolla jest inspirować i zachęcać społeczność oraz inne restauracje do zaangażowania się w kwestie środowiskowe i mieć z tego wiele radości.

Czy wiemy ile i dlaczego tracimy?

Straty i marnotrawstwo w gastronomii zwykle są konsekwencją wielu powiązanych ze sobą sfer: planowania i realizacji planu, wszelkiego rodzajów nadużyć (fraudów) ze strony pracowników, czy też niewłaściwego zarządzania magazynem. Czy wiemy co produkujemy w nadmiarze jako zapas i co w efekcie zostaje niesprzedane, ile jedzenia i dlaczego zwracają nasi goście? Zgodnie z maksymą Peter Druckera – guru zarządzania: jeśli tego nie zmierzysz nie będziesz w stanie tym zarządzać. Co zatem możemy w praktyce robić żeby ograniczyć skalę marnotrawstwa i zacząć generować oszczędności?

W kuble na śmieci i odpady nasza siła analityczna

Jednym z ciekawszych, ale wciąż niedocenianych źródeł cennych informacji zarządczych w gastronomii jest śmietnik/kubeł na odpady spożywcze, od którego powinniśmy zacząć przygodę związaną z ograniczaniem marnotrawstwa. Nie mówimy tutaj o jednorazowym sprawdzeniu jego zawartości. Chodzi raczej o systemową analizę, która pozwoli na zidentyfikowanie problemów i ich eliminację. Co daje analiza kubła? Poznajemy m.in. strukturę, ilości oraz wartości wyrzucanych: a) surowców; b) jedzenia przygotowanego i nie sprzedanego; c) resztek z talerzy gości, d) jedzenia zepsutego z powodu błędu kucharza lub kelnera. W przypadku grup/bankietów/bufetów dowiadujemy się ponadto ile i co jest podawane, ale niezjadane przez gości. Kilogramy przetworzonego jedzenia i surowców przeliczamy na wartość monetarną i prognozujemy na cały rok. To jest jedyny sposób na uświadomienie sobie skali ilościowej i wartościowej. W ten sposób analizujemy nadmiar produkcji i możliwe do wygenerowania oszczędności. Każdy kilogram jedzenia, który jest przygotowywany i niezjadany przez gości to niepotrzebnie wydane pieniądze na zakup surowca, wodę, energię, pracę ludzi czyli strata i marnotrawstwo. To w praktyce oznacza, że nasz food cost mógłby być odpowiednio niższy gdybyśmy byli w stanie ograniczyć skalę marnotrawstwa. Analiza precyzyjnie pokazuje ponadto gdzie tkwi największy problem, co generuje nam straty i dlaczego tak się dzieje. W analizie ‘dlaczego’ przydatna jest inna technika Toyoty, która nazywa się ‘5 razy dlaczego’. Dla danego problemu powtarzamy pytanie ‘dlaczego’ pięciokrotnie próbując dotrzeć do jego rzeczywistego źródła.

Przykładowe statystyki ‘food waste’:

1. W jednej z restauracji hotelowych wskaźnik zjadalności (ile zjedli nasi goście w stosunku do tego ile przygotowano jedzenia) dla śniadań wyniósł 60% (bez napojów). To oznacza, że przygotowano o 40% za dużo jedzenia. Prognoza roczna pokazuje w tym przypadku, że na śniadania przygotowuje się niepotrzebnie (nie jest zjadane) 29 ton jedzenia.
2. W powyższym przypadku goście zjadają na śniadanie średnio 530 gram/osobę, hotel przygotowuje średnio 860 gram/osobę. W ciągu roku do kosza na śmieci wyrzucane jest ponad 4 tony jedzenia jako resztki na talerzach.
3. W jednej z restauracji hotelowych przygotowuje się tzw. bufet włoski. Średnio dla gościa przygotowuje się 1,73 kg jedzenia. Statystyczny gość zjada 0,84 kg – wskaźnik zjadalności dla tego typu posiłku wynosi 48%.
4. Popularny w niektórych hotelach/restauracjach brunch: w jednej z restauracji hotelowych przygotowuje się 3,5 kg jedzenia/osobę! Goście zjadają dużo, ale ‘jedynie’ 1,33 kg.
5. Jak ‘zachowuje się’ jedno z dań – caponata: przygotowano jej na brunch 13,4 kg; wydano 7,8 kg; zjedzono przez gości 3,2 kg; wróciło niezjedzone 4,6 kg.
6. Na tym samym brunchu: z przygotowanych łącznie dań ciepłych zjedzono jedynie 45%.
7. Hotel traci z tytułu brunchu na każdym gościu 11,23 zł – to jedynie koszt surowca, który trafia do kosza ponieważ przygotowano za dużo jedzenia.

Działania prewencyjne: lepsze planowanie i jego efektywna realizacja ma przyszłość

Marnotrawstwo jedzenia wynika głównie z nadprodukcji – przygotowujemy więcej niż są w stanie zjeść lub kupić nasi klienci. Ograniczając ‘food waste’ nie chodzi wyłącznie o to, żeby gotować z resztek lub redystrybuować nadmiarowe – niesprzedane jedzenie np. przez dostępne aplikacje mobilne. Ma to bowiem marginalne znaczenie ekonomiczne ze względu na mocno ograniczone korzyści – ile dań lub dodatków jesteśmy w stanie zrobić z obierek, ile ciasta jesteśmy w stanie upiec z resztek z sokowirówki, ile nadmiarowego jedzenia sprzedajemy poprzez aplikacje? Ważniejszy jest w tym przypadku zapewne wymiar wizerunkowy, komunikujemy społeczeństwu, że staramy się ograniczać skalę marnotrawstwa jedzenia.

Kluczową kwestią jest prewencja czyli przede wszystkim lepsze planowanie produkcji i jego realizacja oraz większa uważność jeśli chodzi o zarządzanie magazynem i surowcami. Plan powinien wynikać z precyzyjnych prognoz dotyczących liczby gości, ich preferencji i tego co/ile zjadają oraz lepszego dopasowania wielkości porcji do potrzeb naszych klientów. Istotna jest eliminacja dań i/lub dodatków, które nie są zjadane przez naszych gości. Ważnym elementem zarządzania magazynem powinna być nie tylko obowiązkowa metoda FIFO, ale również kontrola jakościowa i ilościowa dostaw. W ten sposób eliminujemy np. warzywa lub owoce, które przyjeżdżają do nas w złym stanie. Skala wyrzucanych warzyw i owoców może być znaczna i w ciągu roku dochodzić do 800-900 kg (jak w przypadku jednego z 80-pokojowych hoteli). Duża liczba magazynów, które codziennie wypełniane są towarem utrudniają kontrolę nad nimi. Zbyt wysokie stany magazynowe zwiększają prawdopodobieństwo przeterminowania i zepsucia surowców oraz zamrażają nasze środki w towarze. Kontrolę magazynów utrudnia również fakt, że inwentaryzacje robi się okresowo. Mimo przeprowadzanych inwentaryzacji wciąż nie wiemy dlaczego mamy manko. Wiemy tylko, że np. mamy problem z pomidorami, ale czy dlatego, że mamy do czynienia z kradzieżą, nie przestrzeganiem receptur, zepsutymi warzywami czy z innego powodu? Lepszym rozwiązaniem, które zresztą praktykujemy w naszych projektach jest wykonywanie inwentaryzacji on-line czyli rejestrowanie na bieżąco w naszym systemie rzeczywistych wejść i wyjść z magazynów oraz w miarę możliwości przypisaniem wychodzących produktów do konkretnych potraw i rodzaju posiłku. Nie bazujemy wówczas na wskazaniach POS-u ponieważ zakłada on, że zawsze i wszystko gotujemy zgodnie z recepturami i nie ma innych strat a to w praktyce jak wiemy raczej się nie zdarza.

Precyzyjny plan (czyli taki, który uwzględnia redukcję nadprodukcji) łączymy z recepturami, zakupami i zarządzaniem magazynem. Znamy przykład jednego z hoteli, który de facto zrezygnował z magazynów (nawet tych dla towarów suchych) – można? Można! Gra jest warta setek tysięcy złotych.

Podsumowując: każda fabryka również ta, która jako gastronomia produkuje jedzenie powinna eliminować marnotrawstwo zgodnie z zasadą, że najtańsze odpady to te, które nigdy nie powstały. Eliminując marnotrawstwo w tym nadmiar produkowanego i niezjadanego przez klientów jedzenia poprawiamy swój wynik finansowy (nie zapominając o korzyściach społeczno-etycznych, wizerunkowych i środowiskowych). Jednym ze sposobów na ograniczenie marnotrawstwa jest precyzyjny plan i jego efektywna realizacja. Plan nigdy nie będzie precyzyjny jeśli nie będziemy na bieżąco mieli wiedzy o tym ile i co zjadają nasi goście ani ile i co rzeczywiście produkujemy. W ustaleniu planu oraz jego weryfikacji pomagają dokładne i codzienne pomiary w tym analiza danych dotyczących skali produkcji, nadprodukcji oraz struktury i ilości wyrzucanego jedzenia.

Dobre przykłady zero waste – Restauracja ORZO lider podejścia zero waste w Polsce
Z Maciejem Żakowskim, współwłaścicielem Restauracji ORZO rozmawiał Tomasz Szuba.

Wiele Waszych działań wynika z ducha zero waste. Jakie są kluczowe wartości w ‘krwiobiegu’ ORZO? Na co stawiacie w swoim koncepcie i dlaczego – co jest dla Was ważne? ORZO powstało wokół idei naturalności – jedzenia, atmosfery, wnętrza, obsługi, relacji z Zespołem. Wartości związane z naturalnością są dla nas fundamentem koncepcji restauracji. Zero waste traktujemy kreatywnie (dania) i jako misję (ograniczenie marnowania). Przy naszej skali działalności (już zaraz pięć wielkopowierzchniowych restauracji) ważne jest, aby filozofia zero-waste nie była serią pojedynczych zrywów, ale elementarną częścią systemu pracy i zarządzania.

Jako Restauracja ORZO zdecydowaliście się na dodatkowe analizy dotyczące skali i wartości ‘food waste’ – dlaczego?
Dotychczas ograniczać marnowanie żywności starali się własnymi siłami, z całą pewnością z niezłym skutkiem. Mimo braku szerszego doświadczenia, ambitnie realizowaliśmy działania, które przychodziły nam do głowy. Obecnie nad systemowymi pomiarami i rozwiązaniami pracujemy z Panem Tomaszem Szubą i jego Zespołem, dzięki czemu mamy dostęp do wiedzy i doświadczenia, których wypracowanie zajęłoby nam pewnie kilka lat. Bezcenne jest także świeże zewnętrzne spojrzenie. Będąc zaangażowanymi właścicielami prężnej sieci restauracji, z łatwością możemy niektórych elementów z wewnętrznej perspektywy nie zauważać.

Czy wyniki analiz były przydatne? Do czego Wam w praktyce posłużą? Wyniki analiz były przede wszystkim bardzo szczegółowe. Wiele z nich zgadzało się z naszymi intuicjami, ale niektóre – dzięki spojrzeniu z innej perspektywy – były dla nas zaskoczeniem. Posłużą nam do ograniczenia marnowania żywności na różnych etapach naszych wewnętrznych procesów, od projektowania karty i dań, przez merytoryczną obsługę Gości, po nowe procedury w zamówieniach i przyjmowaniu dostaw.